Polityka prywatności

Podstawowe informacje

Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest Stowarzyszenie Ekologiczno-Kulturalne Klub Gaja (dalej: Klub Gaja, my) z siedzibą w Wilkowicach, 43-365, przy ul. Nad Wilkówką 24. Aby się z nami skontaktować, należy wysłać wiadomość na adres e-mailowy: klubgaja@klubgaja.pl lub pocztą tradycyjną na adres biura: ul. Wyzwolenia 40, 43-365 Wilkowice.

W Polityce prywatności zbieramy najważniejsze informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w naszej organizacji. Wskazujemy kluczowe grupy osób, których dane gromadzimy, oraz wyjaśniamy, w jakich celach to robimy, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy. Informujemy również, jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy.

Dokładamy starań, by wszystkie nasze działania związane z danymi osobowymi były zgodne z prawem oraz misją i wartościami, jakie reprezentuje Klub Gaja, a także by opierały się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy.

 

Gdzie i w jaki sposób przetwarzamy dane

Większość danych przechowujemy w formie elektronicznej: przede wszystkim na oddzielnym, zabezpieczonym komputerze bez dostępu do Internetu, a także – w ograniczonym zakresie – na komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach oraz w telefonach. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez zespół i podmioty współpracujące z Klubem Gaja (por. niżej): przede wszystkim system mailingowy SARE oraz autorski program do przetwarzania danych. Część danych przechowujemy w formie dokumentacji papierowej.

Komu powierzamy dane

Dane osobowe powierzamy do przetwarzania podmiotom, z którymi na stałe współpracujemy, a które odpowiadają za:
• obsługę informatyczną Klubu Gaja,
• system mailingowy SARE.

Podmioty te na równi z nami są zobowiązane do ochrony danych osobowych.

Ponadto w przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane osobowe powierzamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym (Poczcie Polskiej oraz innym firmom działającym na podstawie prawa pocztowego) na podstawie umów powierzenia i regulaminów usług.

Prawa osób, których dane przetwarzamy

Wszystkim osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo uzyskania kopii danych, a także prawo żądania sprostowania oraz – w określonych przypadkach – usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

Osoby, których dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. w przypadku wysyłki podziękowań osobom wspierającym nas darowiznami, osobom przekazującym 1% podatku oraz adresatom informacji prasowych), mogą zgłosić sprzeciw, oświadczając, że nie życzą sobie, byśmy w ten sposób wykorzystywali ich dane.

Jeśli przetwarzamy dane w celu realizacji umowy (np. darowizny) można ją wypowiedzieć na zasadach określonych w prawie lub w samej umowie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać. W tych dwóch przypadkach (gdy przetwarzamy dane na podstawie umowy lub zgody) osoby, których dane przetwarzamy, mają też prawo żądania przeniesienia swoich danych.

Zależy nam na tym, aby realizowanie Twoich praw dotyczących przetwarzanych przez nas danych było jak najprostsze. Jednak jako administrator danych musimy mieć pewność, że nie udostępnimy Twoich danych osobom nieuprawnionym. Dlatego jeśli będziemy mieli wątpliwości co do tego, że osoba, która np. prosi o dostęp do danych lub żąda ich usunięcia, to rzeczywiście osoba, której dane przetwarzamy, możemy zwrócić się do niej z prośbą o dodatkowe informacje.

Jeśli uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak jeśli zauważysz jakiś problem, poinformuj o nim również nas. Dokładamy starań, żeby jak najlepiej chronić Twoje prawa. Jeśli popełnimy błąd, będziemy chcieli go jak najszybciej naprawić.

Czyje dane przetwarzamy i na jakich zasadach

Dane użytkowniczek i użytkowników stron w domenie klubgaja.pl, swietodrzewa.pl, zaadoptujrzeke.pl, drzeworoku.pl, rzekaroku.pl, jeszczezywykarp.pl

Za pośrednictwem naszych stron internetowych zbieramy dane tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do zarządzania tymi stronami, zapewnienia sprawnego działania oferowanych w ich ramach funkcjonalności oraz analizowania skuteczności komunikacji.

Używamy narzędzia do generowania i analizowania statystyk odwiedzin stron Google Analitics, które zbiera przy pomocy plików cookie: adres IP (jest on anonimizowany, ale dostęp do pełnego adresu IP zapisywanego w logach serwera mają osoby posiadające uprawnienia administratora), typ urządzenia, z którego następuje połączenie, rozdzielczość ekranu, na którym strony były wyświetlane, typ systemu operacyjnego, nazwę domeny, z której użytkownik wchodzi na naszą stronę, dane lokalizacyjne (państwo, miasto), informacje o tym, jakie treści na naszej stronie odwiedził dany użytkownik.

Gromadzone dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi nasze strony. Każdy może korzystać z nich anonimowo – nie wymagamy rejestracji. Nie zabiegamy o identyfikację, chyba że jest to niezbędne ze względu na charakter podejmowanej czynności, czyli np. w przypadku przekazywania darowizny lub podpisywania apelu, petycji.

Informacje opublikowane na stronie oraz dane statystyczne gromadzone w Google Anatlitics przechowujemy do końca działalności Klubu Gaja.

Opisane zasady dotyczą jedynie serwisów znajdujących się w domenie klubgaja.pl, swietodrzewa.pl, zaadoptujrzeke.pl, drzeworoku.pl, rzekaroku.pl, jeszczezywykarp.pl. Nie odpowiadamy za politykę prywatności innych stron internetowych, do których linki znajdują się na naszych stronach.

Dane subskrybentek i subskrybentów list mailingowych

Przetwarzamy adresy e-mail subskrybentek i subskrybentów list mailingowych w celu wysyłania informacji na temat działań Klubu Gaja. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zamówienia mailingu.

W naszych mailingach nie śledzimy kliknięć, czyli nie sprawdzamy, kto które linki otwiera. Analizujemy zbiorczą informację, a nie aktywność poszczególnych adresatów.

W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania od nas informacji za pomocą linku znajdującego się w stopce mailingu.


Dane osób wspierających nas darowiznami
 

Możesz wspierać Klub Gaja finansowo, przekazując darowizny przelewem na rachunek bankowy lub poprzez system TPAY.COM obsługujący płatności online w polskich bankach i za pośrednictwem kart płatniczych.

W przypadku darowizny przekazanej nam przelewem na rachunek bankowy przetwarzamy dane osobowe przekazane nam przez bank, czyli: imię i nazwisko, numer rachunku, kwotę darowizny, adres. Jest to niezbędne do wykonania umowy oraz wypełnienia ciążących na Klubie Gaja obowiązków prawnych (np. na podstawie przepisów dotyczących rachunkowości).

Dodatkowe informacje podane w tytule przelewu (np. adres e-mail) przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu wysłania podziękowań za wsparcie. W tym samym celu wykorzystujemy również adresy z przelewów bankowych osób przekazujących nam darowizny. Jeśli nie życzysz sobie takiej formy kontaktu z naszej strony, w tytule przelewu dopisz „Brak adresu” lub wyślij swój sprzeciw (np. o treści „Nie wysyłajcie mi pocztą podziękowań za wsparcie”) na adres: klubgaja@klubgaja.pl. Możemy też kierować korespondencję na adres inny niż widniejący na przelewie lub kontaktować się z Tobą e-mailem – w takim przypadku również prosimy o kontakt lub wpisanie adresu e-mail w tytule przelewu.

W przypadku darowizny przekazanej za pośrednictwem systemu TPAY.COM prosimy o podanie imienia i nazwiska, by wiedzieć, z kim zawieramy umowę (np. by móc wystawić zaświadczenie, które pozwoli odliczyć darowiznę od podatku lub zwrócić omyłkowo wpłacone pieniądze), kwoty darowizny oraz adresu e-mail, który jest konieczny do technicznej obsługi płatności. Jest to niezbędne do realizacji umowy oraz wypełnienia ciążących na Klubie Gaja obowiązków prawnych. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przekazania darowizny. Adres e-mail służy nam również – na podstawie uzasadnionego interesu – do wysłania potwierdzenia wykonania przelewu i podziękowania za wsparcie. Jeśli nie życzysz sobie podziękowań, wyślij swój sprzeciw na adres: klubgaja@klubgaja.pl.

Dane osób wspierających nas darowiznami przetwarzamy przez okres prowadzenia działalności przez Klub Gaja.

Dane osób przekazujących 1% podatku

Od urzędu skarbowego otrzymujemy dane osób, które przekazały nam 1% podatku i zaznaczyły w formularzu PIT zgodę na przekazanie nam swoich danych. Są to: imię i nazwisko podatniczki lub podatnika, adres, wysokość przekazanej kwoty podatku, dane współmałżonka/-ki – w przypadku wspólnego rozliczania podatku – oraz ewentualne dodatkowe informacje zamieszczone w rubryce formularza PIT dotyczącej 1%. Dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu podziękowania za wsparcie. Na adresy przekazane nam przez urzędy skarbowe raz w roku wysyłamy list z podziękowaniem, podsumowanie, na co wydaliśmy otrzymane pieniądze, oraz egzemplarze naszych materiałów. Jeśli nie życzysz sobie, żebyśmy przetwarzali Twoje dane w tym celu, nie zgadzaj się na przekazywanie nam ich przy okazji kolejnego rozliczenia podatku. Jeśli już je przekazałeś/-aś, ale zmieniłeś/-aś zdanie, wyślij swój sprzeciw na adres: klubgaja@klubgaja.pl.

Dane osób wspierających nas 1% podatku przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym w naszej bazie odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. otrzymaliśmy darowiznę, odnotowaliśmy rezygnację z newslettera lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu wymagającym rejestracji).

Dane uczestniczek i uczestników konkursów

Organizując konkurs, zakres informacji, które będziemy przetwarzać, podajemy w jego regulaminie. Zazwyczaj ograniczamy się do zbierania adresu e-mail uczestniczek i uczestników oraz imienia i nazwiska, adresu korespondencyjnego oraz wysłanej nagrody zwyciężczyń i zwycięzców. Dane przetwarzamy w celu rozstrzygnięcia konkursu i wysłania nagród – jest to niezbędne do realizacji umowy. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w konkursie.

Po zakończeniu konkursu dane  uczestniczek i uczestników konkursów przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Klub Gaja i zarządzaniu relacjami. Dane uczestniczek i uczestników przetwarzamy do końca działalności Klubu Gaja. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: klubgaja@klubgaja.pl.

Dane osób wypełniających ankiety

Lubimy zasięgać opinii od ludzi, dla których działamy. Dlatego sporadycznie wysyłamy do subskrybentów ankiety, np. pytając o to, jak postrzegany jest Klub Gaja lub jakiś problem, którym się zajmujemy. Takie ankiety nie zbierają żadnych dodatkowych danych (w tym np. adresów IP).

Prosimy o niepodawanie danych osobowych w ankietach. Jeśli jednak zdecydujesz się je podać, będziemy je przetwarzać na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celach archiwizacyjnych, do końca działalności Klubu Gaja. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: klubgaja@klubgaja.pl

Dane uczestniczek i uczestników wydarzeń publicznych

W przypadku organizowania otwartych wydarzeń publicznych nie prosimy o podawanie danych osobowych. W przypadku wydarzeń wymagających rejestracji co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania innych informacji. W takim przypadku podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zarejestrowania się na wydarzenie. Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia – jest to niezbędne do wykonania umowy.

Przy okazji organizacji wydarzeń pytamy dodatkowo o zgodę na informowanie o innych inicjatywach o podobnym charakterze. Osoba, która ją wyraziła, może ją w każdej chwili wycofać, ma też prawo żądania przeniesienia swoich danych. Jeśli tego nie zrobi, będziemy jej dane przechowywać do końca działalności Klubu Gaja.

Dane ludzi mediów

Przetwarzamy dane ludzi mediów (dziennikarek, dziennikarzy, wydawczyń, wydawców itd.) pozyskane bezpośrednio od nich, od redakcji lub z Internetu. Zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię i nazwisko, płeć, adres e-mail, numer telefonu, afiliację (w tym poprzednie), adres redakcji, historię interakcji i publikacji. Dane te przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu informowania o działaniach podejmowanych przez Klub Gaja oraz zarządzania relacjami.

Dane przetwarzamy do końca działalności Fundacji. Jeśli nie chcesz otrzymywać od nas informacji prasowych, możesz zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych. W takim przypadku oraz w razie dodatkowych pytań prosimy o wysłanie wiadomości na adres: klubgaja@klubgaja.pl.

Jeśli chcesz otrzymywać informacje prasowe Klubu Gaja oraz zaproszenia na spotkania dla mediów, napisz do nas na adres: klubgaja@klubgaja.pl. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do otrzymywania mailingu.

Dane osób korzystających z kanałów komunikacji niepublicznej
 

Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej (adresy w domenie klubgaja.pl), telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów, czy listownie, przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne. Dane przetwarzamy w celach archiwizacyjnych oraz w celu zarządzania relacjami do końca działalności Klubu Gaja.

Zachęcamy do przesyłania nam ciekawych informacji. Pisząc lub dzwoniąc do nas, staraj się nie podawać zbędnych danych. Jeśli będziemy potrzebowali dodatkowych informacji, poprosimy o nie. Zastrzegamy sobie możliwość upublicznienia (np. poprzez umieszczenie na stronie internetowej) przesłanych nam informacji związanych z tematyką, którą zajmuje się Klub Gaja, ale bez ujawniania danych osobowych.

Dane osób komunikujących się z Klubem Gaja przez portale społecznościowe

Facebook i Twitter są administratorami danych osobowych swoich użytkowników i przetwarzają je na podstawie własnych regulaminów. Kiedy wchodzisz w interakcję z nami poprzez Facebooka lub Twittera (polubienie/obserwowanie strony, reakcje na posty, udostępnienia/retweety, komentarze, wiadomości prywatne), administratorem Twoich danych osobowych staje się oprócz Facebooka czy Twittera także Klub Gaja. Dane, takie jak imię i nazwisko/nick, wizerunek, profil publiczny oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach, przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w celu odpowiedzi na komentarze i wiadomości, utrzymywanie relacji z osobami wchodzącymi z nami w interakcje, a także w celu analizy skuteczności komunikacji.

Twoich interakcji z nami na Facebooku co do zasady nie łączymy z informacjami, które przekażesz nam w inny sposób (np. e-mailem), chyba że coś innego wynika z okoliczności (np. napisałaś/-eś do nas wiadomość prywatną na Facebooku, w której podałaś/-eś adres e-mail z prośbą o kontakt). Nikomu nie przekazujemy Twoich danych osobowych. Miej jednak na uwadze, że do wszystkich informacji o Tobie ma dostęp odpowiednio Facebook lub Twitter jako administratorzy portali.

Jeśli chcesz, żeby Twoje dane były przetwarzane zgodnie z naszą Polityką prywatności (por. Dane osób kontaktujących się z nami e-mailem, telefonicznie lub listownie), zachęcamy do kontaktowania się z nami za pośrednictwem innych kanałów niż portale społecznościowe. Jeśli piszesz do nas np. e-mail, mamy kontrolę nad tym, co stanie się z tą informacją i kto ją przeczyta. Możesz ją też zaszyfrować.

Pliki cookie

Na naszych stronach internetowych wykorzystujemy pliki tekstowe określane potocznie jako cookies (pol. ciasteczka) niezbędne do technicznej obsługi stron i korzystania z oferowanych funkcjonalności. Pliki cookie nie są przez nas wykorzystywane do śledzenia użytkowników. Na naszych stronach internetowych nie umieszczamy ciasteczek innych podmiotów, np. firm z branży reklamy behawioralnej.

Strony w domenie klubgaja.pl, swietodrzewa.pl, zaadoptujrzeke.pl, drzeworoku.pl, jeszczezywykarp.pl wykorzystują ciasteczka tylko w celu tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin tych serwisów za pomocą narzędzia Google Analitics, który szanuje ustawienia „Do not track” w Twojej przeglądarce. Możesz zarządzać ciasteczkami poprzez ustawienia swojej przeglądarki.

Przekazanie darowizny za pośrednictwem systemu TPAY.COM odbywa się poprzez formularz na stronie klubgaja.pl. Ta strona wykorzystuje ciasteczko mające na celu zapewnienie funkcjonalności formularzy (has_js – przechowujące informacje o obsłudze przez przeglądarkę użytkownika skryptów JavaScript) oraz ciasteczka służące do zapisania informacji o wypełnieniu danego formularza.


Ta wersja Polityki prywatności obowiązuje od 25 maja 2018 r.